Alleghiamo le linee guida agli Uffici Giudiziari in ordine all’emergenza COVID 19 assunte dal Consiglio Superiore della Magistratura, nella seduta del 26 marzo 2020.
La delibera contiene due proposte di protocollo per le udienze civili.
La prima per le UDIENZE CIVILI TRAMITE COLLEGAMENTO DA REMOTO – art. art. 83 lett. f) D.L. 18/2020 (Cura Italia).
La seconda per le UDIENZE CIVILI TRAMITE TRATTAZIONE SCRITTA – art. 83 lett. h D.L. 18/2020 (Cura Italia)
L’aspetto di maggiore interesse è che i Magistrati sono invitati ad amanare provvedimenti con i quali le parti vengono avvertite che – l’eventuale mancata partecipazione al collegamento in remoto, ovvero alla trattazione scritta – produrrà gli effetti della mancata comparizione all’udienza.
Inoltre, è vietata la registrazione dell’udienza e ciò sembra porre un freno alle potenzialità degli strumenti tecnologici adottati.
Infatti, la registrazione delle udienze potrebbe costituire un modo per eliminare il ricorso alla verbalizzazione scritta e ritornare a valorizzare l’oralità del processo civile, soprattutto con riferimento all’assunzione delle prove testimoniali.
Tale vulnus al principio dell’oralità è particolarmente evidente nel secondo protocollo relativo alla trattazione scritta dei procedimenti, che delinea – di fatto – un nuovo sistema processuale, che potrebbe essere utilizzato per tutti i processi – o per le fasi processuali – in cui non sia necessario assumere prove costituende.
Di seguito trascriviamo il testo dei protocolli, mettendone graficamente in risalto le parti più significative:
1 – UDIENZE CIVILI TRAMITE COLLEGAMENTO DA REMOTO
1 Invito e convocazione delle parti all’udienza da remoto
L’art. 83 comma 7 lett. f) D.L. n.18/2020 prevede che “Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento”.
1. Prima dell’udienza il giudice emetterà un provvedimento che farà comunicare con congruo preavviso, preferibilmente non inferiore a 7 giorni salvo improrogabili ragioni di urgenza, dalla cancelleria ai procuratori delle parti ed al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, con indicazione di giorno, ora e modalità di collegamento tramite link inserito nel provvedimento stesso.
2. Il provvedimento conterrà l’espressa indicazione che, previa verifica della sua regolare comunicazione a cura della cancelleria alle parti costituite, potranno essere adottati i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti. Il provvedimento conterrà altresì l’espressa indicazione che le parti eventualmente non ancora costituite con difensore e destinatarie di notificazione analogica del provvedimento stesso potranno accedere al fascicolo informatico mediante “richiesta di visibilità”, onde acquisire l’indirizzo telematico dell’aula virtuale, contenuto come link nel provvedimento di fissazione dell’udienza.
3. I procuratori delle parti depositeranno nel fascicolo una nota contenente un recapito telefonico e un indirizzo mail attraverso i quali potranno essere contattati dal cancelliere in caso di malfunzionamento dell’applicativo utilizzato
4. Verrà predisposto dal gruppo di lavoro “modelli consolle CSM/DGSIA/CNF” un modello standard di provvedimento integrato in consolle (con indicazione di giorno, ora e link per collegamento e l’avvertimento di cui al punto 2) a supporto del lavoro dei giudici, sempre liberamente adattabile.
5. Il giudice avrà cura di fissare le udienze da remoto ad orari distinti e congruamente distanziati
6. La cancelleria provvederà a comunicare il provvedimento ai difensori delle parti costituite e ad inserire nello “storico del fascicolo” l’annotazione “udienza da remoto”.
7. Verranno predisposti dal CNF e messi a disposizione degli avvocati modelli uniformi per eventuali istanze per la trattazione (anche da remoto o cartolare) dei procedimenti trattabili previa dichiarazione di urgenza ai sensi dell’art. 83 comma 3 lett. a) del D.L. n. 18/2020 ovvero per la richiesta di rinvio dei procedimenti che, pur espressamente indicati come indifferibili dal medesimo articolo, possano essere rinviati senza produrre grave pregiudizio alle parti.
2. Svolgimento dell’udienza da remoto
L’art. 83 comma 7 lett. f) D.L. n.18/2020 prevede che “il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale” Nel verbale di udienza il giudice:
1. prende atto della dichiarazione di identità dei procuratori delle parti presenti (anche in forza di sostituzione per delega orale ovvero scritta per il praticante abilitato, ex art. 14 co. 2 L. n. 247/2012) e delle parti, nonché della presenza, nella stanza da cui viene effettuato il collegamento, di ulteriori soggetti legittimati alla partecipazione (quali magistrati in tirocinio, tirocinanti, codifensori, praticanti procuratori);
2. prende atto della espressa dichiarazione dei difensori delle parti in merito alle modalità di partecipazione della parte assistita al momento dell’udienza e della dichiarazione relativa al fatto che non siano in atto, né da parte dei difensori né da parte dei loro assistiti, collegamenti con soggetti non legittimati; nonché della dichiarazione della parte che si colleghi da un luogo diverso da quello da cui si collega il difensore che non sono presenti fisicamente soggetti non legittimati;
3. adotta i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti, previa verifica della regolare comunicazione di cancelleria del provvedimento di fissazione dell’udienza contenente il link di collegamento;
4. il giudice, i procuratori delle parti e le parti, se collegate da luogo distinto, dovranno tenere attivata per tutta la durata dell’udienza la funzione video; il giudice disciplinerà l’uso della funzione audio ai fini di dare la parola ai difensori o alle parti; è vietata la registrazione dell’udienza;
5. ove possibile, la gestione dell’avvio e dello svolgimento dell’udienza verrà effettuata dal cancelliere collegato da remoto con il medesimo applicativo; eventualmente il medesimo cancelliere, utilizzando la “consolle d’udienza” potrà curare anche la verbalizzazione;
6. la produzione di documenti in udienza, di cui non sia stato possibile il previo deposito telematico in consolle, potrà avvenire mediante l’eventuale utilizzazione di strumenti di condivisione dello schermo – sempre se autorizzato espressamente dal giudice – e varrà come mera esibizione, con necessità di regolarizzare successivamente il deposito nel rispetto della normativa sul PCT; potranno essere ammesse dal giudice deduzioni delle parti tramite l’uso della chat o di altro strumento di condivisione dei testi;
7. in caso di malfunzionamenti, di scollegamenti involontari e di impossibilità di ripristino, il giudice dovrà rinviare l’udienza, facendo dare comunicazione alle parti del verbale d’udienza contenente il disposto rinvio;
8. al termine dell’udienza il giudice inviterà i procuratori delle parti a dichiarare a verbale di aver partecipato effettivamente all’udienza nel rispetto del contraddittorio e ad attestare che lo svolgimento dell’udienza stessa mediante l’applicativo è avvenuto regolarmente;
9. il giudice dà lettura del verbale di udienza, eventualmente anche tramite la condivisione della finestra del redattore del verbale in consolle nel corso dell’udienza stessa;
10. se all’esito della discussione occorre assumere provvedimenti decisori contestuali, previa camera di consiglio, per i quali l’ordinamento prevede la lettura in udienza alle parti, il giudice interromperà il collegamento sospendendo l’udienza da remoto (per l’ingresso virtuale in camera di consiglio), indicando, con l’accordo dei procuratori delle parti, l’ora della prosecuzione dell’udienza da remoto tramite l’uso dell’applicativo per la lettura del dispositivo salvo che le parti concordino di essere esentate dalla presenza in udienza al momento della lettura (per ovviare all’oggettiva difficoltà di determinare a priori la durata della camera di consiglio ed evitare il disagio delle parti di subire eventuali successivi rinvii orari) ;
11 al fine di consentire lo svolgimento delle udienze da remoto, DGSIA:
1. garantisce, con effettività e tempestività, l’assistenza tecnica necessaria ai singoli magistrati o ai cancellieri che assistono il giudice in udienza anche tramite n. verde 800 868 444;
2. garantisce ai magistrati togati (inclusi i MOT) ed onorari le dotazioni hardware e software necessarie alla trattazione delle controversie con collegamento da remoto;
3. verifica che sia pervenuto il link relativo all’avvio della “stanza virtuale” a tutti i magistrati, MOT in tirocinio, tirocinanti, onorari, cancellieri; per l’ipotesi che sia stata smarrita la mail del 10.3.2020 dalla casella supportosistemistico.dgsia@giustizia.it con cui DGSIA comunicava il link per l’accesso alla stanza virtuale, ciascuno potrà farne richiesta scrivendo all’indirizzo info-PCT
4. avvisa tempestivamente del malfunzionamento della rete per il necessario rinvio delle udienze
2 – PROPOSTA DI PROTOCOLLO PER UDIENZE CIVILI TRAMITE TRATTAZIONE SCRITTA
Lette le previsioni dell’art. 83 D.L. 18/2020, secondo cui “…Per assicurare le finalità di cui al comma 6, i capi degli uffici giudiziari possono adottare le seguenti misure: … h) lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti 16 mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni, e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice.” si conviene quanto segue
Attività preliminari all’udienza
1) Il giudice dispone che l’udienza venga svolta secondo le modalità previste dall’art. 83 lett. h del D.L. 18/2020 con provvedimento telematico, assegnando congruo termine, eventualmente differenziato per ciascuna parte, per il deposito telematico delle note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni;
2) la cancelleria provvederà a comunicare il provvedimento di assegnazione dei termini per le note ai difensori delle parti costituite e ad inserire nello “storico del fascicolo” l’annotazione “trattazione scritta”;
3) considerato che lo scambio di note scritte risulta prospettato dalla norma quale modalità alternativa di “svolgimento” delle udienze civili, si potrà:
a) mantenere la data di udienza già fissata;
b) stabilire una data di udienza anticipata o differita rispetto a quella originaria;
c) fissare una data ex novo;
4) l’udienza comunque fissata costituirà, sia per le parti che per il giudice, il momento a partire dal quale dovrà essere adottato “fuori udienza” il provvedimento del giudice; se con detto provvedimento il giudizio non venisse definito, il giudice avrà cura di prendere i provvedimenti necessari all’ulteriore corso del giudizio, eventualmente fissando ulteriore udienza;
5) il giudice, alla data fissata, verifica la rituale comunicazione a cura della cancelleria del provvedimento di cui al punto 1); da quella data decorrono i termini di legge per l’assunzione dei provvedimenti istruttori (che conterranno l’indicazione della data dell’udienza di prosecuzione), ovvero di quelli decisori;
6) I difensori depositeranno in via telematica nel termine assegnato ai sensi del punto n.1) note scritte, da denominarsi “note di trattazione scritta” (o dicitura similare), contenenti istanze e conclusioni, redatte nel rispetto dei principi di sinteticità e chiarezza, con un iniziale prospetto di sintesi dell’oggetto e della tipologia delle istanze (ad es. inibitoria; istanza ex art. 348 bis, ecc.), se del caso tramite rinvio a quelle già formulate in atto già depositato;
7) ove il fascicolo non sia interamente composto da documenti informatici e contenga atti difensivi cartacei, al fine di implementare il fascicolo informatico, il giudice potrà chiedere ai procuratori delle parti di depositare, ove nella loro disponibilità e in occasione del deposito della nota scritta di cui al punto 1), le copie informatiche degli atti di parte e dei documenti in precedenza depositati in forma cartacea, nei formati ammessi dalla normativa sul PCT;
8) per i magistrati onorari lo svolgimento dell’udienza con trattazione scritta andrà attestato dal Dirigente della cancelleria sulla base delle risultanze dei registri informatici (al fine della remunerazione). Verranno predisposti e diffusi dal gruppo di lavoro “modelli consolle CSM/DGSIA/CNF” modelli appropriati per metterli a disposizione dei giudici attraverso la rete dei RID e la pubblicazione sul sito del CSM
Verranno predisposti dal CNF e messi a disposizione degli avvocati modelli uniformi per la richiesta al giudice di procedere alla trattazione scritta dell’udienza ai sensi dell’art. 83 comma 7 lett. h).
Avv. Emanuele Nati
