La necessità della partecipazione personale rende impossibile lo svolgimento delle assemblee condominiali al tempo del COVID-19, senza una riforma che sarebbe tanto incisiva quanto semplice da attuare.
E’ noto, infatti, che alle assemblee di condominio non si applicano gli artt. 2370 e 2479 del Codice Civile, che consentono lo svolgimento delle assemblee societarie in videoconferenza, per corrispondenza o in forma elettronica (per le S.p.a.) o per consultazione scritta (per le S.r.l.) quando tale possibilità è già prevista, rispettivamente, dallo statuto o dall’atto costitutivo della società.
Per le assemblee societarie, il Governo è ulteriormente intervenuto con l’art. 106, commi 2 e 3 del Decreto Cura Italia estendendo tali possibilità alternative di riunione anche alle società che non le avessero originariamente previste nell’atto costitutivo o nello statuto, disponendo che ” 2. Con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.
3. Le società a responsabilità limitata possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, quarto comma, del codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto”.
A parere dello scrivente, è indispensabile adottare con urgenza alcune modifiche al Codice Civile ed alle relative Disposizioni di Attuazione, che consentanto di utilizzare tali strumenti di riunione anche per le assemblee condominiali, sia a tutela dei condomini che degli amministratori.
Diversamente, l’attività dei condomini rimarrebbe paralizzata per chissà quanto altro tempo, con inevitabili conseguenze anche sull’indotto e sulla filiera dei fornitori (es. servizi di pulizie, manutenzioni, costruzioni, ecc.)
Di seguito, quindi, troverete un elenco delle modifiche minime che sarebbero sufficienti a far riprendere l’attività delle assemblee condominiali nel periodo emergenziale ed in quello immediatamente successivo, quando è già chiaro che l’attività non potrà essere ripresa a pieno ritmo da tutte le categorie di persone, dovendo tutelare la fascia anziana maggiormente a rischio.
1 – CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA PER E-MAIL ORDINARIA, SMS, O SOCIAL
Il primo passo è consentire l’invio dell’avviso di convocazione dell’assemblea per e-mail ordinaria, SMS o canali social (es. Whattsup), poiché la PEC tra i privati cittadini è ancora poco diffusa. E’ esperienza comune, infatti, che i messaggi inviati con questi strumenti raggiungano quasi sempre il destinatario, anche se non consentano di avere la prova della consegna.
Per poterli utilmente utilizzare si potrebbe:
- introdurre l’obbligo di elezione di domicilio telematico ed elettronico dei condomini su almeno due mezzi (es. telefono e e-mail o social);
- introdurre l’obbligo di conferma della ricezione da parte dei condomini destinatari dell’avviso di convocazione;
- in assenza di conferma, obbligare l’amministratore ad utilizzare almeno due canali di comunicazione insieme (es. e-mail e whattsup o SMS e social, ecc.);
- introdurre la presunzione che l’avviso di convocazione si intende ricevuto quando è stato inviato su almeno due dei domicili telematici indicati dal condomino, ponendo a carico dei singoli condomini l’onere di dimostrare che il messaggio non è arrivato a destinazione
Nel caso in cui uno degli strumenti utilizzati (es. SMS) non consenta di mostrare per intero l’ordine del giorno dell’assemblea convocanda, tale mezzo servirà esclusivamente per informare il condomino che potrà consultare l’intero avviso di convocazione con uno degli strumenti/ domicili elettronici da questi già indicati (es. casella e-mail).
2 – PARTECIPAZIONE ALL’ASSEMBLEA PER DELEGA
In considerazione del fatto che non tutte le persone – almeno nella fase iniziale – potrebbero dotarsi dei necessari strumenti informatici, ovvero utilizzarli correttamente, sarebbe opportuno ampliare il numero delle deleghe possibili in capo a singoli condomini nei condomini con un numero di condomini superiore a 20 (per gli altri, il numero di deleghe non ha limiti).
Penso che una soluzione equilibrata potrebbe essere di aumentare il numero possibile di deleghe previsto dall’art. 67, co. 1 Disp. Att. C.c. dall’attuale quinto (cioé 200 millesimi) ad un terzo (cioé 333 millesimi).
3 – FORMA DELLA DELEGA
Dovrebbe essere sempre ammessa la delega in formato telematico e/o elettronico se proveniente da uno dei domicili elettivi di cui al punto 1, già indicati dal condomino.
Non si tratta, peraltro, di una vera e propria riforma, perché già oggi tali forme di delega possono essere ritenute ammissibili. Confermarlo, sarebbe comunque opportuno.
4 – SVOLGIMENTO DELL’ASSEMBLEA IN TELECONFERENZA
L’assemblea potrebbe essere svolta interamente in teleconferenza, audio o anche video. L’identificazione dei partecipanti potrebbe essere effettuata anch’essa con strumenti di contatto simili a quelli di cui al punto 1 (es. invio SMS o via CHAT).
Le espressioni di voto potrebbero essere normalmente formulate via audio o video.
Non sarebbe necessario che la riunione si svolga in un luogo fisico come sede principale, ben potendo indicare nell’avviso di convocazione un luogo virtuale.
5 – SVOLGIMENTO DELL’ASSEMBLEA PER CONSULTAZIONE SCRITTA
L’assemblea potrebbe essere svolta anche per consultazione scritta, facendo circolare discussioni e documenti attraverso i vari canali a disposizione di ciascuno.
Per consentire a tutti di visionare i documenti circolanti e di apportare le proprie proposte, sarebbe possibile estendere l’ambito temporale dei lavori assembleari anche a periodi più o meno lunghi, purché individuati con certezza sin dall’avviso di convocazione, per dare a tutti certezze sui tempi di adozione delle delibere.
Al termine della discussione calendarizzata, uno o più moderatori (es. l’amministratore) dovrebbero farsi carico – per ciascun punto all’ordine del giorno – di elaborare una versione del testo del documento da approvare il più inclusiva possibile, che tenga conto – cioé – di tutte le posizioni espresse dai condomini che non siano tra esse espressamente contraddittorie.
Su tale testo, dovrebbero poi votare i condomini, sempre per iscritto e facendo in modo che tutti gli altri condomini possano vedere chi ha votato cosa, per evitare errori o abusi. Il moderatore dovrebbe poi proclamare l’esito del voto, con attività meramente ricognitiva.
Il testo da mettere in discussione e poi in votazione potrebbe addirittura essere anticipato nell’avviso di convocazione.
Ne sarebbe delineato un procedimento molto simile a quello della pubblica consultazione, proficuamente utilizzato da anni per le dispozioni di fonte regolamentare in settori molto complessi quali – ad esempio – quello bancario ed assicurativo.
Con l’unica differenza che – chiusa la consultazione – non è un organismo terzo a decidere il contenuto del documento discusso, ma sono gli stessi condomini a votarlo, approvandolo o respingendolo.
Senza indulgere all’ottimismo (quando si tratta di condomini può davvero succedere di tutto…) se vale per le Banche e le Assiurazioni, può essere sperimentato anche per i condomini.
6 – ELIMINAZIONE DELLA VERBALIZZAZIONE
Lo svolgimento dell’assemblea in teleconferenza avrebbe l’enorme vantaggio pratico di rendere inutile la verbalizzazione, che potrebbe essere sostituita dalla registrazione della sessione (per le videoconferenze) e dalla formazione di un file (o una cartella di files) di documentazione (per le assemblee “scritte”).
Il relativo file potrà essere “sigillato” con uno strumento – quale ad esempio – la firma digitale – che consenta di verificarne la provenienza (dal soggetto che ha apposto il “sigillo”) e l’integrità (quale assenza di successive modifiche o alterazioni).
Si ritiene che tale adempimento potrà essere svolto da uno qualsiasi dei partecipanti alla riunione assembleare.
7 – ELIMINAZIONE DELLA TRASCRIZIONE NEL REGISTRO DELLE ASSEMBLEE
Poiché la documentazione relativa allo svolgimento dell’assemblea sarebbe contenuta in un file, non sarebbe più necessaria la trascrizione del verbale nel Registro dei Verbali assembleari prevista dall’art. 1136 c.c.
8 – ISTITUZIONE DI UN REGISTRO DELLE ASSEMBLEE INFORMATICO E SUA CONSEVAZIONE A CURA DELL’AMMINISTRATORE
Il Registro dei Verbali cartaceo potrà essere agevolmente sostituito e/o affiancato da un Registro informatico che fornisca adeguate garanzie circa provenienza e integrità del contenuto, anche in riferimento alle variazioni dovute all’inserimento dei verbali delle singole assemblee, mano a mano che essi vengono formati.
Anche in questo caso esso potrebbe essere formato attraverso l’utilizzo di una forma elettronica avanzata o qualificata o della firma digitale.
La conservazione del nuovo Registro dovrebbe essere affidata all’amministratore, così come già avviene per quello cartaceo.
Logicamente, la natura informatica del Registro consentirebbe di accedere a nuove forme di conservazione (quali ad esempio, la conservazione sostitutiva e quela con l’uso del CLOUD) che potrebbero anche facilitare i passaggi di consegne, soprattutto nei casi – purtroppo frequenti – in cui il vecchio amministratore si renda indisponibile o ne rallenti l’esecuzione.
9 – INVIO DEI VERBALI AI CONDOMINI ASSENTI IN FORMA ELETTRONICA
Successivamente, copia della delibera potrà essere inviata ai condomini assenti con le medesime modalità già utilizzate per l’invio dell’avviso di convocazione.
10 – ELIMINAZIONE DELLA FIGURA DI PRESIDENTE E SEGRETARIO
La nuova modalità di formazione della volontà assembleare e della relativa documentazione consentirebbe anche di fare a meno delle figure del presidente e del segretario, le cui funzioni sarebbero interamente sostituite da quelle svolte dal “sigillo informatico” e dal “moderatore” nelle consultazioni scritte.
CONCLUSIONI
Chi scrive è consapevole che ciascuno dei punti di cui sopra implichi l’esame e la soluzione di numerosi altri aspetti di rilevanza pratica e teorica (peraltro del tutto superabili, vista la posta in gioco), che qui non si è voluto approfondire per brevità e che possono prevedere numerose soluzioni e scelte legislative.
Nell’auspicata riforma del sistema si dovranno tenere comunque presenti tre fondamentali criteri:
1 – lasciare la maggiore flessibilità e libertà organizzativa possibile a ciascun condominio, prevedendo un sistema di valutazione a posteriori delle soluzioni adottate sulla base di esigenze funzionali predeterminate (es. l’assemblea dovrà consentire a tutti di partecipare ed esprimere agli altri presenti la propria opinione);
2 – nell’individuazione delle specifiche funzioni da garantire, dovrà il più possibile adottarsi un criterio di neutralità tecnologica, per favorire la concorrenza nello sviluppo dei prodotti;
3 – le nuove norme dovranno affiancarsi e non sostituirsi alle vecchie. In questo modo, saranno i condomini stessi a decidere quale sistema adottare, ad esempio disertando le assemblee convocate con il metodo tradizionale se nel condominio ci siano casi di positività al COVID-19. O viceversa.
Qualora nell’immediato la soluzione proposta appaia di difficile realizzazione pratica a causa della scarsa dimestichezza con i mezzi informatici e/o per la loro diffusa indisponibilità, ci si potrà comunque limitare a consentire la convocazione e lo svolgimento delle assemblee nelle forme proposte, mantenendo inalterato l’attuale sistema di documentazione delle relative delibere (senza, dunque, abolire le figure di presidente e segretario, la verbalizzazione e la sua conservazione nel registro cartaceo, ecc.).
L’importante è cominciare a discutere al più presto di come dovrà (o meglio potrà) funzionare un’assemblea di condominio nell’era post-pandemica, che speriamo si apra il prima possibile.
Invito gli amministratori di condominio a dare eventuali contributi sulla base della loro esperienza.
Avv. Emanuele Nati
